W dzisiejszych czasach większość działań, jakie podejmuje człowiek, firmy czy przedsiębiorstwa musi być dokładnie opisanych w formie papierowej. Jeszcze niedawno świat nie tonął aż tak bardzo w dokumentach, jednak wszystko się zmieniło wraz z coraz dynamiczniej rozwijającą się gospodarką i cywilizacją. Każdego roku wysyłanych jest coraz więcej dokumentów w formie papierowej i elektronicznej. Ta druga staje się coraz bardziej popularna ze względu na wygodę użytkowania i prostotę. Nie musimy bowiem szukać dokumentów w stercie różnych papierów bowiem istnieją programy, w których poszukuje się ich z użyciem wyszukiwarki i klawiatury. Pamiętajmy jednak, aby dobrze zabezpieczać swoje dane. System zarządzania dokumentami w znaczący sposób ułatwia to zadanie, przez co możemy być pewni, że są one przesyłane we właściwy sposób. Nie chcemy bowiem dopuścić do sytuacji, w której jakiekolwiek informacje na temat naszej firmy wypłynęły do osób trzecich. Byłaby to bardzo nieprzyjemna sytuacja, której należy unikać.
